Χρόνος ανάγνωσης: ~4 λεπτά | Συγγραφέας: Slava Kaganov
Έχουμε πάει όλοι εκεί. συνδέεστε στον υπολογιστή σας στη δουλειά μετά από ένα υπέροχο Σαββατοκύριακο όπου πήγατε σε ένα νέο εστιατόριο, είδατε μερικούς παλιούς φίλους και ίσως ακόμη και κάνατε ζωντανή μουσική – νιώθετε υπέροχα και γεμάτοι φόρτιση! Έπειτα έρχονται τα εισερχόμενά σας… και ο αριθμός των email που σας περιμένουν εκεί χτυπά σαν βαρέων βαρών μποξέρ, τετράγωνο στο πηγούνι. Ξεφουσκώνετε, γουρλώνετε τα μάτια σας και χάνετε ό,τι θετική ενέργεια είχατε για να ξεκινήσετε τη μέρα, προετοιμάζοντας να σκάψετε κάθε email ένα προς ένα.
Αναπνέω.
Τα εισερχόμενά σας δεν είναι εχθροί σας. Όπως ένα άγριο θηρίο, μπορεί να εξημερωθεί εάν είστε κατάλληλα προετοιμασμένοι.
Προετοιμασία για την επιτυχία
Ο Confucious φέρεται να είπε «Η επιτυχία εξαρτάται από την προηγούμενη προετοιμασία και χωρίς τέτοια προετοιμασία είναι βέβαιο ότι θα υπάρξει αποτυχία». Αυτό ισχύει τώρα για τα εισερχόμενά σας email, όπως και για την καλλιέργεια ρυζιού πριν από 2.500 χρόνια.
Η καλύτερη προετοιμασία που μπορείτε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε μια ποικιλία υποφακέλων για τους διάφορους τύπους email που λαμβάνετε σε τακτική βάση. Δεν θέλετε να τα ρυθμίσετε ανά τύπο; Κανένα πρόβλημα, ρυθμίστε ένα σύστημα προτεραιότητας χρησιμοποιώντας αυτούς τους υποφακέλους. Ούτε αυτό σου κάνει; Κάντε το σύστημα σε ό,τι ταιριάζει στις ανάγκες σας, αλλά φτιάξε ένα σύστημα! Προσθέστε ακόμη και ετικέτες για περαιτέρω διάσπαση του περιεχομένου για σαφήνεια και εύκολη ταξινόμηση.
Το πρόγραμμα email σας θα πρέπει επίσης να μπορεί να ρυθμιστεί με κανόνες ή/και φίλτρα για να σας βοηθήσει να ταξινομήσετε αυτά τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού τα προσέξετε. Ρυθμίστε τα έτσι ώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να ταξινομούνται σε διαφορετικούς φακέλους, να έχουν προστεθεί χρωματική κωδικοποίηση για ταχύτερη αναφορά και ακόμη και να μπορούν να ρυθμιστούν κανόνες, ώστε να δίνονται προτεραιότητες με βάση τον αποστολέα.
Σάρωση και τακτοποίηση
Παρά τις καλύτερες προσπάθειες για να ρυθμίσετε τα εισερχόμενά σας για να διασφαλίσετε ότι τα πάντα ταξινομούνται εκεί που θέλετε όπως έρχονται, τα πράγματα θα ξεφεύγουν πάντα. Το πρώτο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να κάνετε μια γρήγορη σάρωση στα εισερχόμενά σας. Απλώς ρίξτε μια γρήγορη ματιά στον αποστολέα και τον τίτλο – σίγουρα θα υπάρχουν μερικά που μπορούν να διαγραφούν (άχρηστα, ενημερωτικά δελτία, ψυχρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ενδιαφέρουν 0, κ.λπ.) και άλλα που μπορούν να μετακινηθούν γρήγορα σε έναν από τους υποφακέλους σας για έλεγχο αργότερα.
Δώστε προτεραιότητα
Στοιχεία που είναι και τα δύο σημαντικά και Το επείγον θα είναι στην κορυφή της λίστας σας για να τα βγάλετε πέρα μόλις σκάψετε. Είναι σημαντικό να θυμάστε να διαμερίζετε ανάλογα, τηρώντας το Μήτρα του Αϊζενχάουερ κατά νου όταν κοιτάζετε τα εισερχόμενά σας.
- Εάν κάτι απαιτεί άμεση δράση ή προσοχή και θα έχει άμεσες συνέπειες, αυτό θα πρέπει να βρίσκεται στην κορυφή της λίστας υποχρεώσεών σας πριν ελέγξετε άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – αυτοί είναι οι τύποι μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να τροφοδοτείτε απευθείας στα κύρια εισερχόμενά σας για άμεση ορατότητα
- Στη συνέχεια, κοιτάξτε τα στοιχεία που είναι επείγοντα αλλά δεν πληρούν το πρότυπο της ανυπομονησίας, ή το αντίστροφο, σκεφτείτε εάν αυτό είναι κάτι που μπορεί να ανατεθεί ή να προωθηθεί σε έναν φάκελο υποχρεώσεων για να γίνει αργότερα μέσα στην ημέρα
- Μόλις τα βασικά στοιχεία σας είναι εκτός λειτουργίας, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να τακτοποιήσετε περαιτέρω τα ενοχλητικά εισερχόμενα επιλύοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσδιορίζετε ως «γρήγορες ολοκληρώσεις», συνήθως θεωρούμενα στοιχεία που μπορούν να γίνουν σε λιγότερο από 2 λεπτά (προσκλήσεις ημερολογίου, ειδοποιήσεις, υπενθυμίσεις, προσφορές κ.λπ.)
- Τώρα η προηγούμενη ρύθμιση των υποφακέλων και των ετικετών θα πρέπει να αποδώσει πραγματικά, καθώς θα μπορείτε να συνεχίσετε με τα υπόλοιπα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάλογα με τον φάκελο στον οποίο βρίσκονται και την ετικέτα που εφαρμόζεται
Η κατάργηση της εγγραφής δεν θα βλάψει τα συναισθήματα
Τα διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι αποστολείς τους δεν θα πληγωθούν εάν καταργήσετε την εγγραφή σας από τα email τους, γι’ αυτό απλώς κάντε το.
Κάτι τέτοιο θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε καθαρότερα εισερχόμενα, απαιτώντας λιγότερη απολύμανση μακροπρόθεσμα. Εάν τα διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα ενημερωτικά δελτία δεν έχουν καμία αξία για εσάς, κάτι που μπορείτε εύκολα να αναγνωρίσετε εάν απλώς τα έχετε διαγράψει δύο ή περισσότερες στο παρελθόν, προχωρήστε και καταργήστε την εγγραφή σας. Καλό, αν πρόκειται για έναν επίμονο ψυχρό αποστολέα email που έχετε αγνοήσει πολλές φορές ξανά – πατήστε αυτό το κουμπί αποκλεισμού!
Θα πρέπει τώρα να είστε εξοπλισμένοι για να χειρίζεστε τα εισερχόμενά σας σαν επαγγελματίας. Τέρμα τα μίνι εμφράγματα ή ο χυμένος καφές από το σοκ που έβλεπες τα πρωινά εισερχόμενά σου. Θα είστε έτοιμοι να αντιμετωπίσετε τη μέρα χωρίς να φοβάστε αυτή τη φοβερή χιονοστιβάδα email.
Μείνετε ενημερωμένοι για τις τελευταίες ψηφιακές τάσεις, εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο.
